Caso · Distribución · Distribuidora de bebidas con tres canales
El dueño se enteró de que un canal había caído 14 % cuando cerró el mes. Ahora se entera al día siguiente.
Una base donde entran el ERP, la app de pedidos y la planilla de logística cada dos horas. Ocho reglas miran los datos todos los días a las 8 y avisan por WhatsApp a quien corresponde.
El contexto
Neuquén · 48 personas · tres canales: mayorista, autoservicios y app de pedidos · ERP, app y planilla de logística.
Integrado conERP · app de pedidos · planilla de logística · WhatsApp.
La capacidadReportes automáticos con alertas
01
Qué no se sabía
Hasta el cierre, nada. Y en el cierre, dos personas daban dos cifras de ventas distintas, porque una restaba las notas de crédito y la otra no.
Qué se miraba y qué no
Un Excel que administración armaba los jueves, seis horas de trabajo, con datos del ERP, de la app y de la planilla de logística. Se miraba el viernes, y contaba lo que había pasado hasta el miércoles.
02
Qué apareció al mirar
En el primer mes con reglas diarias aparecieron tres cosas que el reporte semanal no habría mostrado a tiempo. Un cliente que pesa 7 % de las ventas bajó su pedido semanal a la mitad; el vendedor lo llamó al día siguiente, supo que había recibido una oferta de la competencia, y la igualó. Una lista de precios se cargó mal en la app, con un producto al 40 % de su precio: el aviso llegó a las 8 de la mañana siguiente, con 90 pedidos hechos y no 1.400. Y el canal mayorista venía cayendo 3 % por semana desde hacía cinco semanas, y nadie lo había visto porque cada semana sola no llamaba la atención.
03
Qué decisión cambió
Los tres avisos terminaron en una acción el mismo día. Y se escribió, por primera vez, qué significa «ventas netas»: una sola definición, con las notas de crédito restadas, para todos. Desvíos detectados: 7 por mes, 5 con acción. Fuentes: de 4 a 1. Las seis horas del jueves ya no existen.
04
Qué construimos
Una base donde entra el ERP, la app de pedidos y la planilla de logística, cada dos horas. Cada número tiene una definición escrita. Sobre esa base, ocho reglas miran los datos todos los días a las 8 y avisan por WhatsApp a quien corresponde: el vendedor si es su cliente, logística si es una entrega, el dueño si es un canal. A las 8:30 el dueño recibe un resumen de una pantalla. Qué hacer con cada aviso lo decide la persona que lo recibe.
Cómo funciona
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El ERP, cada dos horas
La app de pedidos
La planilla de logística
El sistema
Junta, define, avisa
Junta
Define
Avisa
Ocho reglas, todos los días a las 8. Una sola definición de «ventas netas».
Aviso por WhatsApp a quien corresponde
El resumen de una pantalla, a las 8:30
Qué hacer con cada aviso lo decide la persona que lo recibe.
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Cómo se mide de acá en adelante
Avisos por mes y % con acción, fuentes al día (días con todas las fuentes actualizadas). Lo mira el dueño a las 8:30.
